佛山市住房和城乡建设局关于对市第十五届人大六次会议代表建议第20210117号的答复意见

信息来源:本网 发布时间:2021-05-14 14:56 分享至:

霍燕萍、梁柳香、黎桂萍、陈敏菁、陈光代表:

你们提出的《关于规范物业管理公司的档案管理工作的建议》(第20210117号)收悉,感谢你们对我市物业管理工作的关心和支持。我局认真学习了本建议,经综合会办单位的意见,现答复如下:

建立、完善物业企业档案管理制度,规范企业档案管理,有助于保障业主信息资料安全,维护业主的合法权益。根据物业企业管理职责的相关规定,结合你们的建议,我局将会同相关会办单位重点从以下几方面开展工作:

一、明确权限,指导物业企业做好档案交接工作

我局将于今年上线智慧房产系统,通过信息化系统明确档案管理人员及管理权限,合理设置物业企业对业主信息的查看、使用等操作权限,确保业主信息的安全、可控。

针对你们提出的“物管合同期限届满,信息收集方须消除有关信息、物业公司与业主间的合同期限届满时,物业公司应当消除业主信息,不得带走业主信息资料等”的建议,我市档案局参照《佛山市各级机关档案工作交接指引(试行)》(佛档函〔2020〕15号印发),拟组织编制《佛山市物业管理企业档案工作交接指引》,指导物业企业在物管合同期限届满时,规范有序地将所管理的业主档案信息向业主委员会或接任的物业企业移交。对拒不移交的,我局将根据《物业管理条例》第五十八条进行处理。

二、建章立制,进一步完善档案管理制度

我局已于去年成功立项研制地方标准《住宅物业服务品质分级规范》(以下简称《分级规范》)制定工作,在《分级规范》中,将“按八大类别建立物业管理档案”、“配备档案资料管理员”和“档案管理应遵守有关保密规定,不得外泄业主资料”作为各级标准均需达到的基本要求。目前,《分级规范》已完成送审稿,预计今年发布实施。

除国家档案局于2009年11月颁布《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009)外,我市档案局将收集、编制物业管理企业急需的档案管理制度模版并向企业推送。相关制度包括:《企业电子文件归档管理制度》《企业档案数据管理维护制度》《企业电子档案利用制度》《企业档案数据安全保密制度》《企业电子档案安全保管制度》等。

三、多措并举,严厉打击泄露业主隐私行为

为了加强对企业的约束,我局已于2020年底修订并发布了《佛山市房地产行业信用信息管理办法》,建立了房地产行业诚信管理平台,形成了较为完善的物业企业、从业人员的诚信管理体系。在该办法中,对“泄漏业主资料或者将业主资料用于与物业管理服务无关的活动的、披露、使用自己应当保守委托人、业主、使用人的商业秘密或个人隐私的”做诚信扣分30分的处理。

在今年4月1日颁布实施的《佛山市住宅物业管理条例》中,对单位、组织或者个人泄露业主资料或者将业主资料用于与物业管理服务无关的活动的,明确了行政处罚的标准,为我局依法打击泄露业主隐私行为提供了具体依据。

四、加强教育,筑起保密防线

在今后的工作中,我局将充分发挥行业协会的自律作用,加强档案管理业务的培训,加强保密宣传教育力度,鼓励物业企业制定内部档案管理制度、与涉密人员签订保密协议,组织企业员工学习档案管理制度。

专此答复,诚挚感谢您对佛山市住房和城乡建设局工作的关心支持。

 

                                   佛山市住房和城乡建设局    

                                     2021 513      

  联系人及电话:江飞82309172

  公开方式:主动公开

  抄送:市府办公室,市人大常委会选联委,市委办(市档案局)   

  


关联稿件:
相关附件: